‘On the Job Training’ (OJT) adalah sebuah program yang wajib diikuti oleh para karyawan baru di perusahaan pada umumnya. Seorang karyawan baru dari sebuah hotel akan ditempatkan untuk ‘belajar’ sesuai dengan bidangnya, bisa bersifat permanen (bekerja di bagian tersebut) atau sementara (di rotasi untuk mendapatkan pembelajaran dari bagian lain). Unit kerjanya pun bisa beragam, apakah itu di Front office, Food & Beverage, Housekeeper dan sebagainya.  Contoh lain adalah seorang staff di bidang support di rotasi menjadi staff di bidang bisnis. Background pendidikan dan pengalaman yang dibutuhkan di tempat baru sangat berbeda dengan apa yang dimiliki saat ini sehingga, tantangannya adalah, staff tersebut harus dengan cepat belajar dari pengalaman yang didapat di lapangan untuk dapat menguasai kompetensi yang dibutuhkan di bidang bisnis.

‘On the Job Training’ (OJT) adalah sebuah program yang wajib diikuti oleh para karyawan baru di perusahaan pada umumnya. Seorang karyawan baru dari sebuah hotel akan ditempatkan untuk ‘belajar’ sesuai dengan bidangnya, bisa bersifat permanen (bekerja di bagian tersebut) atau sementara (di rotasi untuk mendapatkan pembelajaran dari bagian lain). Unit kerjanya pun bisa beragam, apakah itu di Front office, Food & Beverage, Housekeeper dan sebagainya.  Contoh lain adalah seorang staff di bidang support di rotasi menjadi staff di bidang bisnis. Background pendidikan dan pengalaman yang dibutuhkan di tempat baru sangat berbeda dengan apa yang dimiliki saat ini sehingga, tantangannya adalah, staff tersebut harus dengan cepat belajar dari pengalaman yang didapat di lapangan untuk dapat menguasai kompetensi yang dibutuhkan di bidang bisnis.Apakah tujuan dari kegiatan tersebut? Kurang lebih tujuan dan manfaat dari program ini adalah agar karyawan dapat langsung mengenal bagaimana lingkungan kerja yang sebenarnya. Pengetahuan akan cara-cara atau prosedur kerja serta pembentukan mentalpun dapat diperoleh. Dengan mendapatkan pengalaman tersebut, diharapkan para karyawan dapat siap untuk bekerja sesuai bidangnya dengan baik.

Dalam bidang knowledge management kita mengenal adanya pembelajaran berdasarkan pengalaman atau sering disebut Experiential Learning. Sebenarnya, apakah Experiential Learning itu dan dan bgmn prosesnya?

Pengetahuan yang didapat berdasarkan pengalaman (experiential knowledge) hanya bisa didapat dari sebuah pembelajaran yang berdasarkan pengalaman pula (experiential learning). Knowledge tersebut tidak dapat diperoleh dari hanya sekedar membaca, mengikuti training ataupun seminar. Dalam proses mendapatkan experiential knowledge, terdapat 4 (empat) bagian besar yang merupakan proses untuk mendapatkan experiential learning.  Bagian pertama adalah knowledge, bagian kedua adalah ekspektasi, bagian ketiga adalah persepsi dan bagain terakhir adalah relevansi.

Gambar interpretasi dari an illustrated guide to knowledge management,  Bornemann (2003)

Knowledge atau pengetahuan terbagi dalam dua bagian, yaitu prosedural knowledge dan deklaratif knowledge. Apa bedanya?
a.    Prosedural knowledge adalah pengetahuan yang menekankan kepada proses / kegiatan atau cara sesuatu dilakukan (Know How), misalnya adalah “Bagaimana menerima pelanggan yang baik”.  Procedural knowledge digunakan oleh karyawan melalui aktivitas atau kegiatan. Perusahaan memfasilitasinya dengan  memberikan struktur yang tepat.
b.    Declarative knowledge menekankan kepada pengetahuan yang bersifat ‘fakta’ (Know What), misalnya adalah “Tingkat hunian di tahun ini meningkat sebesar 10% dari tahun sebelumnya”. Declarative knowledge berperan sebagai titik tolak dalam mendapatkan procedural knowledge.

Proses selanjutnya adalah ekspektasi. Dari knowledge yang dimiliki, karyawan akan memiliki sebuah ekspektasi dari hasil yang sudah dilakukan atau hasil dari yang sudah direncanakan. Ekspektasi tersebut dipengaruhi oleh faktor kondisi dan situasi. Misalnya karyawan yang sedang dalam program OJT dirotasi atau mengalami situasi lain. Pengaruh dari perubahan  situasi dan kondisi tersebut akan mempengaruhi ekspektasi karyawan, apakah itu positif atau negatif.

Setelah karyawan mendapatkan ekspektasi, mereka akan dipengaruhi oleh serangkaian ‘action’. Misalnya saja dalam program OJT tadi, ada penambahan Job desc, penambahan ruang lingkup kerja, atau kasus – kasus yang unik sehingga pengalaman-pengalaman (dalam melaksanakan tugas atau pekerjaan) yang didapat akan membentuk persepsi atau pemahaman sementara.

Lalu setelah karyawan memiliki persepsi, karyawan lalu membanding-bandingkan dengan informasi apa yang dia ketahui (yang relevan). Karyawan akan membandingkan teori-teori yang didapat dengan praktek, fakta-fakta atau kasus – kasus yang dialami di tempat kerja. Proses membanding-bandingkan ini merujuk kepada relevansi.

Setelah relevansi, karyawan akan mendapatkan pengetahuan baru. Tetapi sebelum menjadi pengetahuan baru, langkah ini dipengaruhi oleh proses yang bernama asimilasi.  Asimilasi dilakukan dalam mencerna dan memahami kembali sebuah pembelajaran yang didapat. Dengan memiiki sifat keterbukaan dalam menerima pengetahuan baru, maka experiential knowledge akan didapat oleh karyawan. 

Demikian proses yang terjadi pada experiential learning. Dengan memahami proses tersebut, banyak manfaat yang kita dapatkan antara lain, jika kita sebagai trainer atau manajemen perusahaan, kita dapat mendesain sebuah program yang tepat bagi karyawan untuk mendapatkan sebuah pembelajaran (yang didapat dari pengalaman). Lembaga pendidikan pun dapat merancang sebuah materi pelatihan dengan praktik yang tepat (workshop) agar pemahaman para peserta menjadi lebih baik. Dari sisi karyawan, mereka akan mendapat mendapatkan gambaran atau dapat mamahami bagaiamana tahapan dalam belajar dari praktik (atau pengalaman dalam mengerjakan sesuatu tugas atau pekerjaan) sehingga karyawan akan lebih optimum dalam belajar.

Karena manfaatnya yang besar, mari kita manfaatkan experential learning dalam kegiatan pendidikan dan pelatihan.