Let’s Change! But, how? Mengenal 8 langkah perubahan dari John P Kotter

“Satu satunya cara untuk dapat hidup adalah dengan bertumbuh. Satu-satunya cara kita bertumbuh adalah jika kita berubah. Satu-satunya jalan untuk berubah adalah dengan kita belajar. Satu-satunya cara agar belajar adalah bagaimana kita dapat terbuka. Dan satu-satunya cara kita utuk dapat menjadi terbuka adalah dengan memindahkan diri kita sendiri kepada keterbukaan. Lalukanlah. Throw yourself !”
― C. JoyBell C.
Bagi sebagian orang, istilah change management sudah sangat terasa familiar. Sebuah tools dari knowledge management yang menjadi salah satu faktor kunci strategi perusahaan untuk mencapai visi dan misinya. Karena sering dianggap sebagai fungsi strategis di banyak perusahaan, maka unit ini juga dapat dijadikan sebuah divisi tersendiri.

Change management dapat didefinisikan sebagai sebuah pendekatan yang terstruktur untuk dapat mentransformasi individu, tim, dan organisasi atau perusahaan dari situasi dan kondisi saat ini menuju masa depan yang diharapkan. Change management dapat diterapkan pada situasi penyusutan organisasi (downsizing), pengembangan organisasi (growing organizations), atau ketika pada saat mengaplikasikan teknologi baru. Change management bertujuan untuk memberikan pemahaman-pemahaman kepada karyawan, menumbuhkan komitmen, dan menerima perubahan pada lingkungan perusahaan.

Salah satu tantangan dalam change management adalah budaya yang mengakar di perusahaan, karena hal ini sangat sulit utuk diubah. Jadi, selain berfungsi sebagai salah satu tools penting dalam knowledge management, fungsi change management adalah agar perusahaan dapat meminimalisasi resistensi (akan perubahan), meningkatkan keterlekatan (engagement) karyawan, meningkatkan kinerja, mengurangi biaya dan meningkatkan inovasi. OK, let’s change! But, how? Ayo kita pelajari bagaimana mengimplementasi change management dengan metode dari John P Kotter.

Ada delapan langkah ampuh, yaitu:
Langkah pertama yang harus dilakukan adalah bagaimana kita menciptakan kondisi yang ‘mendesak’ (sense of urgency). Tantangan yang dihadapi di langkah ini yaitu bagaimana kita harus dapat mengidentifikasi akan potensi ancaman yang terjadi, membuat skenario, memprediksi apa saja yang dapat terjadi di masa depan, menjajaki peluang, berdiskusi yang jujur dan terbuka dan meminta dukungan dari stakeholders.

Langkah kedua adalah membentuk koalisi yang kuat. Untuk meyakinkan orang bahwa perubahan itu sangat dibutuhkan, kita membutuhkan dukungan kepemimpinan kuat dari orang-orang penting di perusahaan. Tantangan yang dihadapi adalah bagaimana kita harus mengidentifikasi seorang atau beerapa true leaders di dalam perusahaan. Setelah diidentifikasi kita melakukan pendekatan dan meminta komitmen emosional dari mereka. Setelah mendapatkan komitmen, kita bekerja dalam teamwork dalam ‘koalisi’ tadi. Kita juga harus memastikan bahwa tim kita memiliki ‘agent’ atau perwakilan dari bagian, divisi dan jabatan berbeda dalam perusahaan agar lebih efektif..

Langkah ketiga adalah menciptakan visi perubahan. Sebaiknya kita membuat visi yang jelas agar dapat dengan mudah dipahami. Kita menentukan values yang berfokus kepada perubahan dan membuat trategi.

Langkah keempat, setelah visi perubahan diciptakan, kita mengkomunikasikannya ke karyawan. Prinsipnya adalah “Walk the talk.” Apa yang kita kerjakan / perilaku kita sehari-hari akan menjadi contoh bagi karyawan lainnya. Tugas pentingnya adalah bagaimana kita mengkomunikasikan visi perubahan dengan efektif.

Langkah kelima adalah kita menyingkirkan kendala yang ada. Bagaimana jika ada orang yang menentang perubahan? Apakah ada prosedur khusus bagaimana mengatasi masalah tersebut? Tugas yang harus dikerjakan pertama-tama adalah kita mengidentifikasi atau merekrut change leaders yang peran utamanya adalah untuk membawa perubahan. Setelah itu kita mengamati struktur, job desc, sistem kompensasi untuk memastikan apakah yang disebutkan tadi sudah selaras dengan visi. Kita harus mengenali orang yang membantu kita membuat perubahan dan berikanlah mereka reward. Mengidentifikasi orang yang menentang perubahan juga perlu dilakukan, bantu mereka, lihat apa yang dibutuhkan dan take action.

Langkah keenam, kita harus menciptakan quick win atau short term wins. Harus ada rasa ‘sukses’ dalam menjalankan program ini. Dengan tujuan jangka pendek, kita tidak akan terlalu terbebani dan impact nya cepat terasa.

Langkah ketujuh adalah fokus membangun perubahan. “Change projects fail because victory is declared too early”. Perubahan sejati, merasuk dalam. Quick wins hanya untuk di awal saja. Amati apa yang berhasil dan mana yang tidak.

Langkah kedelapan, menancapkan budaya perubahan di perusahaan. Buatlah program berkesinambungan yang akan memastikan perubahan dapat menyentuh semua aspek di dalam perusahaan

Change management berpengaruh terhadap perkembangan knowledge management dimana change management dapat dengan merubah budaya belajar baru yang lebih efektif dan efisien. Budaya belajar dari para karyawan ini akan sangat berpengaruh kepada kinerja karena siapa lagi yang akan mendatangkan profit selain dari karyawan. Dengan budaya belajar, karyawan akan mendapatkan akselerasi dalam peningkatan pengetahuan secara pesat

Dengan adanya knowledge management system, karyawan akan mendapatkan keleluasaan dalam mengatur waktu untuk belajar karena dapat belajar dimanapun dan kapanpun, sebelum tidur, sesudah bangun tidur, di halte, di kendaraan umum, bahkan di dalam airport ketika menunggu flight penerbangan dan lain-lain. Dengan adanya terobosan belajar ini tidak ada lagi alasan bagi karyawan untuk tidak mengetahui aset informasi perusahaan semua aset informasi perusahaan yang dibutuhkan dalam pekerjaan dapat dengan mudah diakses. Perubahan budaya belajar perusahaan akan bermuara kepada perubahan perilaku yang positif. Dampaknya akan sangat terasa di pekerjaan sehari-hari. Jika kita terapkan secara konsisten, maka budaya perusahaan akan berubah seberjalannya waktu.