Pada bulan September 2017 telah dilakukan forum diskusi ketiga oleh Community of Practice (CoP) yang terdiri dari ,Bank Indonesia, Kementerian Keuangan, Angkasa Pura II, Lembaga Penjamin Simpanan, Pertamina, Kementerian Perdagangan, Bank Mandiri, Otoritas Jasa Keuangan, Perusahaan Pengelola Aset, Bank Negara Indonesia, dan Angkutan Sungai, Danau, dan Penyebrangan Indonesia Ferry. Tuan rumah dari pertemuan kali ini adalah Pertamina. Beberapa lembaga memberikan pemaparan mengenai transformasi dan perubahan dengan tema"Digital Transformasi".

Poin utama dalam kegiatan ini adalah bahwa setiap lembaga perlu beradaptasi dengan perkembangan teknologi yang sangat pesat dan memanfaatkan teknologi untuk kemajuan lembaga. Berbagai lembaga sudah menggunakan teknologi seperti BI yang telah menggunakan Big Data dalam decision making process. Big Data diperlukan karena saat ini ada kebutuhan data yang tidak dapat dipenuhi secara cepat menggunakan sumber data yang ada maupun metode eksisting saat ini.

Rata-rata pegawai di institusi CoP didominasi oleh generasi millennials, maka lembaga harus dapat melibatkan mereka dalam mendukung pencapaian tujuan organisasi. Vice President People Management Pertamina, Ibu Gustini Raswati mengatakan “Technology is not just a tool, it is a way to change people behavior with unconscious thought” (www.bi.go.id)


Apakah Communities of Practice (CoP) itu? Mengapa perannya begitu strategis bagi organisasi?
Pada dasarnya CoP tidak jauh berbeda dengan shared learning. Bedanya, CoP dibentuk lebih terorganisir dan anggotanya adalah spesifik dari praktisi, pakar atau expert dari berbagai latar belakang. Mereka memiliki minat yang sama, bekerja sama untuk berbagi pengetahuan yang mereka memiliki, belajar dari satu sama lain, untuk mencapai tujuan yang sama. Keikutsertaan mereka bersifat sukarela dan tidak harus memiliki management reporting line atau berasal dari struktur organisasi yang sama.  

Di dalam skala perusahaan atau dunia kerja, CoP terdiri dari  sekelompok orang yang dianggap pakar atau para manajer yang memiliki minat di suatu bidang yang sama, terlepas dari bagian apa mereka menjabat. Mereka secara sukarela rutin berkumpul untuk sekedar sharing tentang apa yang mereka ketahui, untuk belajar satu sama lain dalam membahas mengenai isu-isu yang terkait di bidang (yang mereka minati) tersebut.

CoP digunakan oleh organisasi atau perusahaan untuk membangun keterampilan, wawasan dan keahlian (kompetensi), ada juga CoP yang hanya fokus kepada eksplorasi pengetahuan baru serta penciptaan inovasi. Contoh CoP adalah sekumpulan orang yang terdiri dari para engineer yang memiliki permasalahan yang mirip atau sama, sebuah perkumpulan dari para ahli bedah yang sedang meng-explore teknik tertentu, kumpulan para manajer yang baru dipromosi agar dapat saling membantu satu sama lain atau seperti sekumpulan manager di kalangan Instansi pemerintah dan BUMN seperti berita di atas.

Apakah keuntungan menjadi anggota Community of Practice? keuntungan bisa dilihat dari diri sendiri (personal) dan organisasi (perusahaan). Menurut Elisabeth Goodman dalam presentasinya : “Sustaining Effective Continuous Improvement In An Organisation: A Holistic View”, at IQPC Business Process Excellence in Pharmaceuticals, Biotech and Medical Devices, London, 7th April 2011, keuntungan personal adalah:

1. Occupational Security
Saat ini sudah tidak ada lagi perusahaan yang menjamin karir seumur hidup, tetapi dengan adanya kontak dengan network yang lebih luas dari para praktisi dalam bidangnya masing-masing, seseorang akan lebih mudah untuk mencari peluang (Hudson 2010)

2. Passion
Orang yang bekerja terhadap pekerjaan yang selaras dengan passion nya akan jauh lebih produktif.

3. Community
Di komunitas, kita bisa berbagi permasalahan yang kita hadapi kepada para anggota yang (berpotensi) mengerti posisi kita. Lebih mudah karena pembicaraannya sudah ‘saling nyambung’ atau ‘klik’. Para anggota lebih mudah mengerti, bahkan kita tidak usah lagi menjelaskan mengapa, dimana, kapan dan bagaimana. Feedback atau pertanyaan yang diajukan dari mereka adalah yang passion-supportive. Saran-saran nya pun sangat kontributif.

4. It’s Bigger than ME
Menjadi bagian dari sesuatu yang lebih besar adalah sesuatu yang dapat mendorong motivasi

Sekarang mari kita lihat mengapa dengan adanya CoP para Direksi akan tertarik dan mempengaruhi profit serta membuat investor tersenyum. Keuntungan CoP bagi Manajer Senior ataupun perusahan adalah :

1. Succession Planning
CoP adalah sarana yang tepat bagi succession-planning dan mitigasi risiko karena CoP mengidentifikasi dan melatih para pakar atau pejabat baru (yang akan menggantikan pejabat atau pakar lama). Bukan saja kita bisa mengetahui dimana mereka berpijak,  tetapi juga mereka sudah mengetahui gagasan-gagasan  / ide atau metode yang dibutuhkan (sama dengan orang yang digantikan)

2.Recruitment
CoP bisa melebar ke luar perusahaan atau organisasi, jadi bukan saja CoP kenal siapa saja di sana, tetapi juga memiliki track record mereka sehingga dengan mudah untuk dapat merekrut. Kegiatan ini akan dapat menghemat banyak biaya dengan memiliki tingkat sukses yang tinggi.

3.Retention
Orang yang memiliki passion terhadap suatu pekerjaan akan cenderung merasa betah untuk stay. Mereka akan melihat apakah perusahaan memberi kesempatan untuk dapat mewujudkan passion nya tersebut dan menganggap tempat itu adalah tempat yang bagus untuk bekerja, bahkan ketika perusahaan lain menawarkan kesejahteraan yang lebih baik. Once the cash side is “sufficient”, passion beats money almost every time.

4. Engagement
Karyawan yang memiliki rasa keterikatan dengan perusahaan adalah karyawan yang produktif. Dengan membentuk kelompok sosial yang dibangun berdasarkan saling ketertarikan dalam bidang tertentu, CoP akan menguatkan ‘engagement’ karyawan

5.Intellectual Capital.

CoP menghasilkan intangible asset yang dapat direplikasi dan digunakan kembali. Aset tak berwujud ini akan meningkatkan kinerja dalam bentuk ,metode, proses, teknik, studi kasus dan lain-lainnya.

6. Reduction of Waste
CoP menghasilkan SOP dan dokumentasi yang akan meminimalisasi jumlah kesalahan-kesalahan yang terjadi dalam proses bisnis yang bermuara ke efesiensi.

Jadi tunggu apa lagi, dengan melihat begitu banyak manfaat yang didapat secara pribadi ataupun organisasi, jika belum ada, mari kita membentuk sebuah Community of Practice di perusahaan. Manfaatkan tools ini sebagai sarana lahirnya karya cipta inovasi dan penciptaan pengetahuan baru.