Apakah Anda pernah mengalami sebuah peristiwa di unit kerja dimana sebuah project yang berulang atau kesekian kali dilaksanakan tanpa perencanaan yang jelas dan rinci, seolah project tersebut adalah yang  pertama kali? Apakah Anda juga pernah melihat dimana laporan sebuah project yang telah selesai, hanya diarsipkan begitu saja, tanpa di evaluasi? Atau apakah kita pernah memikirkan tentang sesuatu yang juga berharga, yaitu apa saja pembelajaran yang dapat kita dapat dari sebuah project?

Project retrospective (sering disingkat dengan project retro) adalah pembelajaran yang  didapat setelah sebuah project berlangsung. Dalam realitas sehari-hari, sebuah organisasi atau perusahaan memiliki risiko kurangnya perhatian kepada pembelajaran dari sebuah project yang telah selesai dilaksanakan. Pada umumnya manajemen langsung berfokus  langsung kepada hasil. Bagus atau tidak, sukses atau gagal. As simple as that.
 
Lalu, apa arti penting nya sebuah pembelajaran di dalam sebuah project? Mengapa sebuah project dianggap salah satu cara yang paling efektif bagi proses pembelajaran? Jawabannya adalah karena di dalam menyelesaikan sebuah project kita ‘dipaksa’ untuk mengaplikasikan ketrampilan dan keahlian yang kita miliki. Kita dituntut untuk menggunakan apa yang kita ketahui (knowledge) dan yang kita pahami (understanding) untuk dapat diaplikasikan pada situasi yang terduga, juga bahkan untuk situasi yang tidak terduga. Permasalahan-permasalahan yang timbul di dalam sebuah project juga akan memperkaya pembelajaran (experential learning) dengan terbangunnya critical thinking, kemampuan analisa dan kreatifitas.
 
Anda mungkin masih ingat tentang basic model of knowledge management. Di sini kita membahas lagi sedikit mengenai knowledge level dan data level dimana sebuah project terlaksana dari interaksi antara kedua level tersebut. Di level knowledge, komunikasi, interaksi dan pertukaran pengetahuan antar individu terjadi, ditambah dengan adanya team building yang solid, akan membentuk team knowledge. Selain itu, di level data,  semua informasi dan dokumentasi yang ada hubungannya dengan project, disediakan untuk mendukung pengambilan keputusan. Dengan gabungan keduanya (knowledge level dan data level), project akan menghasilkan pembelajaran (team learning) yang akan memperkaya collective knowledge di knowledge level dan dokumentasi di data level.


Project sebagai framework bagi penciptaan pengetahuan (Bornemann 2003)

Yang harus diingat dalam melaksanakan project retro yang efektif, yaitu memilih langkah perbaikan (improvement action) yang memiliki dampak yang signifikan. Hal ini bisa dilakukan dengan cara mengevaluasi viability (Apakah kegiatan ini dapat dilakukan?) dan dampaknya (Jika kita lakukan apakah berdampak kepada kinerja? )


Gambar 1.1 Impact & Viability

Langkah-langkah Project Retrospective :

Yang pertama adalah mengadakan meeting. Sebelumnya, kita harus memastikan bahwa orang-orang yang berkepentingan akan hadir, termasuk mempertimbangkan apakah product owner (pemilik project) dan manajemen turut diundang atau tidak. Agar evaluasi dan pembelajaran lebih objektif (netral dari masing-masing kepentingan), sebaiknya kita mengundang seorang fasilitator yang tidak terlibat di dalam project. Jika memungkinkan, hadirkan seorang expert sehingga dapat memberikan nilai tambah yang lebih maksimal. 

Yang kedua adalah kita harus mengumpulkan data-data yang ada di forum discussion board (dokumentasi materi dan hasil diskusi dalam forum pada saat project berlangsung) sebagai sumber data, selain data kinerja dari project yang akan di-review, tentunya.Hal-hal penting yang harus diperhatikan dalam mengumpulkan data adalah identifikasi data yang akan digunakan termasuk keakuratan nya. Setelah itu baru kita sajikan data kinerja dari project yang akan kita evaluasi. Dalam presentasi, hasil observasi dan pendapat para peserta meeting harus dicatat dengan baik. Agar lebih komprehensif dalam menggambarkan durasi project, kita dapat membuat sebuah timeline.

Ketiga, karena meeting ini bertujuan untuk menguji kinerja, mengeksplorasi masukan-masukan  atau pendapat dari berbagai pihak dan mendapatkan pembelajaran, hadirkan seorang fasilitator atau moderator yang handal. fasilitator harus menginformasikan tujuan tersebut di awal agar lebih efektif. Selain itu fasilitator harus membuat format meeting yang interaktif. Agar fokus, ruang lingkup pembahasan juga di sebutkan. Moderator di dalam meeting memiliki peran yang sangat penting. Tantangannya adalah bagaimana sang moderator dapat membuat suasana yang ‘aman’ dan ‘nyaman’ bagi pihak yang di review sehingga tercipta dialog terbuka. Di dalam diskusi tidak boleh ada yang merasa ‘terancam’ atau takut mengeluarkan informasi. Apalagi saat manajemen hadir, moderator harus dapat menggiring ke suasana tersebut.  

Yang keempat adalah memberikan Insights. Tujuan dari tahap ini adalah kita mendapatkan pemahaman yang sama dari sebuah kinerja dalam project. Setelah kita me-review, data lalu dianalisa dengan memperhatikan indikator-indikator akan permasalahan  atau trends yang terjadi (tergambar dalam grafik). Hindari informasi yang tidak konsisten dan membingungkan. Insight yang didapat dari diskusi tersebut dicatat.

Yang terakhir adalah tahap memutuskan dan menyelesaikan Retrospective. Setelah mengidentifikasi permasalahan-permasalahan yang terjadi, (memetakan improvement area), merangkum insights kita dapat langsung merencanakan apa saja tindaklanjutnya.
Sekali lagi, fokus dari Project Retro adalah di pembelajaran, bukan evaluasi untuk saling menyalahkan. Agar retrospective dapat berjalan dengan baik, maka harus dihadirkan suasana saling percaya dan terbuka. Seorang fasilitator external atau independen dibutuhkan dalam program ini karena posisinya yang netral (tidak terlibat dalam project). Project Retro yang sukses dapat dijadikan materi dalam pembuatan Standard Operational Procedure (SOP).